Privacybeleid relatie- en klantadministratie Adviesbureau APB B.V.

Adviesbureau APB B.V. (“APB”), gevestigd te (4813 DA) Breda aan de Princenhagelaan 1A2, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid relatie- en klantadministratie.

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers
Graag maken wij u erop attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt, zullen verzamelen en gebruiken, omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten, als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen. Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst. Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.

Doorgifte aan derden
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant, het administratiekantoor dat onze administratie voert, de partij die onze urenregistratie verwerkt en onze ICT-dienstverlener. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant en administratiekantoor bezit. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze relatie- en klantadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
 
Digitaal contact
Als u gebruik maakt, of heeft gemaakt, van onze diensten, kunnen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe diensten en actuele trends. Wij hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel een gerechtvaardigd belang, namelijk het aanbieden van onze diensten. Als wij u een mailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Bent u geen klant bij ons, dan zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens alleen bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe diensten en actuele trends, als u ons daar vooraf uw toestemming voor heeft gegeven.

Bewaarperiode persoonsgegevens
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd, maar u geen klant bij ons bent geworden, zullen wij uw gegevens uiterlijk twee jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk twee jaar na ons laatste contact worden verwijderd. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Onze relaties doen regelmatig in een later stadium nog een beroep op de inhoud van een dossier. Daarom worden deze gegevens nog maximaal tien jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd, bewaard.

Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot Adviesbureau APB B.V., de heer drs. A.J. (André) Jansen (directeur), Princenhagelaan 1A2, 48134 DA Breda, 076-3030793, ajansen@apb.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met hem opnemen.