Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V.

Versie 01-08-2024

Algemeen

Onder de “kandidatenregistratie” wordt verstaan de bij Adviesbureau APB B.V., gevestigd aan Princenhagelaan 1A2 te Breda, aanwezige kandidaatgegevens over personen in het kader van search, werving en selectie.
Adviesbureau APB B.V. is een adviesbureau dat zich richt op het adviseren van organisaties op het gebied van personeel en organisatie. In deze hoedanigheid is APB ook verbonden aan werving en selectie trajecten.
Alle medewerk(st)ers van APB hebben beschikking tot:
– een verwerkingsregister op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) d.d. 12 juli 2024;
– de tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (25 mei 2018).
De medewerk(st)ers hebben ontvangen:
– de tekst “Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V.”;
en gaan akkoord met de inhoud van deze stukken en zullen hiernaar handelen.
Met de arbeidsovereenkomsten is aan iedere medewerk(st)er een geheimhoudingsplicht opgelegd.
De persoonsgegevens waarover APB beschikt in de kandidatenregistratie zijn verworven op grond van toestemming.

Ontvangst en opnemen persoonsgegevens

De gegevens over personen worden via de post, e-mail of uit handen van deze personen ontvangen.
Op de webpagina van APB waar vacatures staan, staat een verwijzing naar het Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V. d.d. 1 augustus 2024 omtrent persoonsgegevens. Met het insturen van persoonsgegevens wordt er akkoord gegeven voor het verwerken van deze persoonsgegevens.
De gegevens worden opgenomen in het geautomatiseerde data systeem.

Bevestiging ontvangst gegevens

Aan de hand van een besluit, gemaakt door de adviseurs, wordt binnen uiterlijk veertien dagen na ontvangst als volgt gehandeld:
– aan personen waarvan de gegevens aanleiding geven voor een gesprek, wordt een uitnodiging voor een gesprek gestuurd;
– aan personen waarvan de gegevens worden opgenomen in het systeem maar
welke gegevens geen aanleiding geven om deze personen direct uit te nodigen voor een gesprek, wordt een bevestiging van ontvangst van hun gegevens gestuurd.
Hierna worden de gegevens opgenomen in het geautomatiseerde data systeem.
In beide situaties ontvangen de personen een bevestiging van ontvangst en een verwijzing naar het Privacyprotocol kandidaten Adviesbureau APB B.V. d.d. 1 augustus 2024 omtrent gegevensbescherming.

Behandeling gegevens

Het geautomatiseerde systeem wordt voortdurend bijgewerkt aan de hand van:
– aantekeningen, gemaakt door de adviseurs, bijvoorbeeld naar aanleiding van een
gesprek met de betreffende persoon;
– een verzoek hiertoe van de betreffende persoon.
De betrokkene heeft recht op inzage, bewerking, digitale gegevensoverdraagbaarheid, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens. Hiertoe kan de betrokkene een verzoek indienen bij APB, waarop APB verplicht is om dit verzoek in te willigen.
Indien een verzoek van een persoon verwijdering van zijn of haar gegevens uit het bestand inhoudt, worden deze gegevens binnen een maand uit het geautomatiseerde systeem verwijderd en worden de schriftelijke gegevens vernietigd. Dit wordt per e-mail bevestigd aan de betreffende persoon.
Indien deze persoon specifiek verzoekt om retourzending van de (digitale) gegevens, dan worden de door deze persoon aan APB verstrekte (digitale) gegevens aan hem of haar retour gezonden.
Een half jaar na de toestemming wordt de kandidaat opnieuw om toestemming gevraagd om opgenomen te blijven in het bestand van APB. Indien de kandidaat geen toestemming verleend, worden zijn of haar gegevens uit het bestand verwijderd en vernietigd als hiervoor beschreven.
Regelmatig zal de kandidatenregistratie door een medewerker worden nagelopen op personen die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt. Deze persoonsgegevens zullen worden verwijderd.
Indien er bezwaar is op het handelen van APB omtrent persoonsgegevens, heeft de betrokkene het recht beklag te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), gevestigd aan de Hoge Nieuwstraat 8 te Den Haag.

File-search

Aan de hand van vastgestelde selectiecriteria in het kader van een bepaalde wervingsopdracht verricht een adviseur een file-search.
Na selectie door de adviseur van de personen die uit de file-search komen, worden deze personen benaderd door de betreffende adviseur.
Indien de benaderde personen interesse hebben in betreffende vacature bij onze klant, worden zij uitgenodigd voor een gesprek indien dit niet reeds recentelijk plaatsvond.
Indien de benaderde personen geen interesse hebben in betreffende vacature bij onze klant, wordt dit door de adviseur aangetekend bij de persoonsgegevens en verwerkt in het geautomatiseerde data systeem.
Indien na het gesprek de persoon naar de mening van de adviseur nog steeds voldoet aan de selectiecriteria, worden de persoonsgegevens van deze persoon, na zijn goedkeuring, verzonden aan de klant.
De personen die niet in aanmerking komen voor de betreffende vacature worden hiervan zo spoedig mogelijk, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk, op de hoogte gesteld. Aan hen wordt meegedeeld dat hun gegevens in principe in het bestand van APB blijven opgenomen tenzij zij kenbaar maken dat zij hun gegevens uit het bestand verwijderd willen zien.
De gegevens van deze personen worden door een medewerker verwerkt in het geautomatiseerde data systeem.

Systeembeveiliging

Toegang tot het geautomatiseerde systeem hebben slechts de adviseurs.
Hiertoe beschikken deze medewerk(st)ers over een eigen password.
De data van het geautomatiseerde systeem staat opgeslagen bij de systeembeheerder. Met deze systeembeheerder is er, conform wetgeving, een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Beveiliging Persoonsgegevens

APB neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze directeur, de heer drs. A.J. Jansen, via ajansen@apb.nl.